Gestão de processos: como funciona e por que é fundamental para a sua empresa?

O que é gestão de processos?

Muito comentada e adotada por empresa de todos os setores, a gestão de processos vem adquirindo cada vez mais importância.

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A gestão de processos ajuda a empresa a ter melhores resultados de uma forma geral.

Isso porque não se trata apenas de um guia no qual todas as atividades da empresa são mapeadas. A gestão da empresa como um todo é otimizada, com ênfase no setor financeiro e operacional. Tudo é feito para que os resultados sejam alcançados de forma mais eficiente e rápida, visando aos resultados.

Além disso, há uma preocupação maior com a produtividade e a redução de custos. Os indicadores de performance mostram todas as ações, assim como seu progresso.

Mesmo com ações similares, cada empresa pode ter suas práticas para alcançar esse fim.

A partir de agora, você terá informações pertinentes sobre gestão de processos e como sua empresa pode se beneficiar dela.

Como funciona a gestão de processos?

Independentemente da área de atuação ou porte, a gestão das empresas tem mudado de forma expressiva e rápida. Isso ocorre graças à importância que a tecnologia vem tendo em todo esse processo. Assim, os processos foram se tornando imprescindíveis.

Todas as ações fazem a empresa se alinhar e a colocam literalmente no século XXI.

Os resultados não podem ser diferentes: empresas e gestores mais dinâmicos. A eficiência se tornou essencial, bem como a redução de custos em todos os setores.

Os processos não são únicos e dependem principalmente da maneira através da qual a empresa é administrada. Por isso, é importante planejar cada passo, verificando detalhes sobre cada um deles, como, por exemplo, qual é a equipe que vai realizá-los, assim como cada tarefa, sua viabilidade e os custos.

Em seguida, o gestor tem os indicadores de desempenho, essenciais para a gestão de cada processo. Dessa maneira, têm-se atividades mais simples e eficientes, evitando riscos como altos custos e retrabalho.

No final desses procedimentos, a gestão da empresa estará totalmente alinhada com o que há de mais moderno e efetivo. Os resultados são importantes, mas não são os únicos a merecerem atenção. O conjunto de ações deve estar bem equilibrado e bem feito.

Seus resultados podem ser a curto, médio ou longo prazo. Assim, pode-se estabelecer planos para os próximos dias, meses e até anos.

Agora que você já sabe como funciona a gestão de processos, saiba qual a sua real importância para a empresa. Não se trata apenas de planos. Produção, administrativo, comercial, enfim, todos os departamentos ganham com uma implementação como essa.

Por que uma gestão de processos eficiente é fundamental para a sua empresa?

Independentemente do ramo de atuação, tamanho ou momento que vive a empresa, seja ele bom ou ruim, a gestão de processos é importante. Isso não só em função dos benefícios mencionados, como também para que o cliente escolha seus produtos os serviços no momento de sua avaliação.

Absolutamente tudo na companhia é regido por procedimentos: desde a contratação de um funcionário até o pagamento e recebimento de contas. Mesmo se outros colaboradores forem responsáveis pela mesma tarefa, tudo será feito da mesma forma.

E acredite: o cliente percebe quando todas as atividades da empresa são bem planejadas e realizadas, se há realmente uma boa gestão de processos.

Em empresas de serviços, por exemplo, nem sempre é possível para o cliente perceber o passo a passo de cada processo. Nem mesmo os colaboradores que participam de um determinado projeto ou atividade conseguem enxergar isso com clareza.

Por isso, eles ganham ainda mais importância para essas companhias, pois cada procedimento estudado, planejado e monitorado aumenta automaticamente os serviços prestados. Tudo fica mais objetivo e prático, satisfazendo o cliente e todos os colaboradores que fazem parte desse trabalho.

E assim como tudo que tem uma grande importância, as vantagens são muitas. No próximo tópico, você vai conhecer cada uma delas. Uma ou mais pode atender as necessidades de sua empresa, desde um item que melhora os serviços até algo que você sabe que pode ser melhorado, mas falta a informação necessária para que uma atitude seja tomada.

Quais as grandes vantagens?

A gestão de processos agrega todas as áreas de uma empresa, mesmo porque, apesar dos atributos específicos, todas elas estão interligadas de alguma forma. Juntas, todas alcançam mais rapidamente seus objetivos: um gerenciamento mais eficaz.

Saiba a partir de agora quais são os benefícios.

Integração da equipe

A equipe não só deve participar, como cada membro também precisa saber qual é o seu papel nesse processo.

Como já mencionado, todos os departamentos podem trabalhar em um único projeto, nas mais diferentes configurações. Não é necessário, porém, ter toda a equipe à disposição. Alguns processos podem ser conduzidos por dois ou três departamentos, outros dependem de mais pessoas para dar certo.

De qualquer forma, todos ficam mais integrados e caminham juntos em busca dos objetivos em comum. Sem contar a comunicação, que é facilitada. Com todos conhecendo as metas da empresa, fica mais simples determinar responsabilidades e funções.

Há também uma melhor administração do tempo, bem como clareza no entendimento das tarefas, aumentando também a qualidade.

Aumento da produtividade

Os processos permitem que você faça mais em um intervalo menor de tempo.

O planejamento de cada passo do processo favorece a produção e a logística, aumentando a produtividade de todos os setores. Tudo é previsível, diminuindo as chances de erros e, consequentemente, retrabalho.

Dessa maneira, a produção é aumentada, tanto em quantidade quanto em qualidade. Há também uma diminuição significativa de perdas, gerando um crescimento de lucros.

Cumprimento da legislação

Cada setor tem as suas normas específicas, que devem ser cumpridas sempre. No entanto, quando não há uma gestão de processos eficiente, esses detalhes podem passar despercebidos. Com isso, a lei é desobedecida, com grandes chances de multas para a empresa.

Com o monitoramento das ações, é possível observar se estão em conformidade com a lei. O cumprimento da legislação faz com que surpresas desagradáveis sejam evitadas.

Economia

Um dos problemas que podem gerar gastos desnecessários para a empresa é o desperdício. Se cada atividade é realizada de forma planejada, é possível prever as ações que, sem os devidos cuidados, provocam prejuízos. Com essa informação em mãos, podem-se tomar precauções.

As consequências disso são as mais favoráveis. A verba economizada evitando o desperdício pode ser usada para investimentos na empresa, contratação de mão de obra, enfim, no seu crescimento de uma forma geral.

Uma boa comunicação

Quando cada departamento trabalha de forma individual, é comum que eles não se comuniquem entre si. E isso não acontece de forma proposital: naturalmente, o tempo e a quantidade de afazeres fazem com que eles se distanciem e deixem de buscar metas em conjunto.

E quando há falta de comunicação há uma probabilidade muito grande do surgimento de rumores e fofocas. O clima organizacional é severamente prejudicado, trazendo efeitos ainda mais negativos.

A gestão de processos não permite que isso aconteça, mesmo porque cada departamento depende do outro para que suas tarefas tenham excelência.

Mas, e quando as atividades não são realizadas como deveriam? Quais são os resultados negativos para a equipe e a empresa como um todo? A seguir, você saberá o que acontece quando um processo não é realizado com toda a cautela e qualidade necessários.

O que acontece quando há uma má gestão de processos?

Não é apenas implantar e colher os resultados. É necessário antes de mais nada saber como gerenciar todos os procedimentos. A gestão de processos deve ser bem feita e de acordo com o segmento, perfil e valores da empresa.

Além do mais, é essencial conhecer bem a equipe, para que os potenciais máximos de cada um sejam explorados.

Caso esse processo não seja bem feito, há uma série de decorrências negativas, terminando na produção e no atendimento. Cada etapa é afetada, seja por atraso no cumprimento das tarefas, ineficiência ou outros fatores que minam o bom andamento de uma empresa.

O primeiro fator que pode ocasionar uma má gestão de processos é referente à informação que precisa ser analisada para estabelecimento de cada um deles. O gestor deve ouvir a sua equipe, que geralmente tem informações valiosas sobre a empresa e que, muitas vezes, ele desconhece.

Além de se ter mais material para planejar cada processo, os pontos de vista serão os mais diversos. Ter uma visão apenas gerencial pode comprometer toda uma organização.

Ao se obter relatos de colaboradores de cada departamento, você terá condições de fazer uma análise muito mais profunda, melhorando o trabalho como um todo. Isso sem contar o papel que cada um deles representa. Eles ganham importância no dia a dia do negócio e, por essa razão, se tornam mais motivados a participar do seu crescimento.

Como já citado, a falta de comunicação é um fator muito negativo na gestão de processos e também no dia a dia da empresa. Quando todo o trabalho se desenvolve com harmonia e há um diálogo entre os departamentos, as falhas são minimizadas ou até mesmo evitadas.

A burocracia também é eliminada, tornando a produção e a solução de problemas bem mais ágil. Com isso, o cliente percebe a qualidade dos serviços prestados e tornam-se fiéis ao seu empreendimento.

Ainda falando sobre a equipe, se cada membro não souber exatamente qual o seu papel em um processo, nada dará certo. O esforço de cada um faz o conjunto se fortalecer e o trabalho ser mais eficiente.

O desconhecimento da própria responsabilidade, assim como a falta de clareza, promove falhas em todas as atividades. E não é só isso: a avaliação torna -se impossível de ser realizada se não houver um mínimo de organização. Por essa razão, ter controles como fluxo de trabalho e organograma é fundamental.

A falta de mapeamento também pode colocar todo esse trabalho a perder. Fazê-lo de maneira uniforme e constante facilita o trabalho não só para quem participa diretamente desa fase, como de toda a equipe. É preciso criar uma metodologia própria.

Parece ser uma tarefa difícil, mas é totalmente acessível. Incluir todas as pessoas envolvidas e escolher a melhor maneira de mapear os processos é a saída mais acertada para evitar problemas futuros e para que, nas próximas vezes, tudo seja feito de forma automática.

Para ajudar nesse trabalho, é necessário ter ferramentas que ajudem as atividades diárias de toda a equipe. A automação das tarefas é importante para aumentar a qualidade dos serviços e economizar tempo em cada um deles. É essencial, entretanto, que se escolha um bom modelo, que esteja de acordo com o perfil da empresa.

E, para isso, não há outra maneira senão investir em tecnologia. Ela deve ser uma aliada e, se for utilizada de forma eficaz, traz resultados em menos tempo do que se imagina. Um bom software de gestão ajuda a entender e administrar cada processo, tornando essa uma tarefa bem mais simples.

Evidentemente, todas essas ações não geram os resultados esperados se não houver uma meta estabelecida desde o princípio. Os indicadores de desempenho também ajudam a medir a força e as consequências de todo esse trabalho.

Neste texto, você viu como funciona uma gestão de processos eficiente, com uma atenção especial aos erros que podem comprometer os bons resultados. Pense cautelosamente em todo esse conteúdo e verifique, juntamente com sua equipe, como tudo isso beneficia o seu negócio.

Para saber mais sobre gestão empresarial, com dicas que certamente vão enriquecer o seu trabalho, leia os outros artigos do blog. Conheça também o Sirius App e como ele pode ajudá-lo em todo esse processo.

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Se ainda houver dúvidas sobre qualquer tópico, não hesite em deixar um comentário ou entrar em contato da maneira que preferir. Sua participação ajuda outros leitores que, assim como você, precisam ter uma gestão empresarial eficiente e com muitos resultados em um futuro próximo.

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