Gestão de projetos: o que é e por que é essencial para o seu negócio?

O sucesso ou fracasso de um empreendimento depende, dentre outros fatores, de uma administração eficaz. Se há algum problema, é preciso melhorar essas ações para que a empresa se recupere. E um dos seus pontos fundamentais é a gestão de projetos.

Também fazem parte da administração de uma empresa a gestão financeira, de pessoas, clientes, produtos, entre outros. O conjunto de ações bem-sucedidas nesses aspectos não tem outro resultado que não seja o positivo e os riscos são minimizados ou, em alguns casos, eliminados.

Isso é importante tanto para pequenas como médias e grandes empresas, independentemente do setor de atuação. Pode parecer óbvio dizer que uma boa gestão é importante, mas muitas empresas ainda encerram suas atividades por cometer erros de administração.

Ao longo deste texto, você conhecerá melhor a gestão de projetos, como ela funciona e como ela pode ajudar o seu negócio a crescer a cada ano.

O que é e para que serve um projeto?

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Um projeto é um conjunto de ações que visa a um objetivo especial e, consequentemente, o crescimento do negócio.

Um projeto é uma ação temporária, com o objetivo de criar ou alavancar um produto ou serviço. Também pode ser usado para aumentar um determinado resultado.

Tem um ciclo de vida predeterminado e também uma data para começo e fim. Segue um planejamento para todas as ações envolvidas durante esse período.

Um projeto costuma ser uma ferramenta estratégica para o crescimento. Essa é a sua principal utilidade. Também não precisa ser necessariamente planejado com ações grandiosas: mesmo pequenas realizações, aquelas do dia a dia, podem ser fundamentais em um processo.

Coisas triviais como um novo sistema, negociações em geral e vendas, por exemplos, podem fazer parte de um projeto.

Além de promover o crescimento da empresa, administrar projetos também define a tomada de decisões e resolução de problemas.

A duração do ciclo de vida de um projeto depende de seu tamanho e das características de cada empresa. É um processo muito adaptável e possível para qualquer tipo de empreendimento, embora, dependendo de seu panorama e porte, assim como da preparação do gestor e da equipe, pode ser um processo mais simples ou complicado.

Agora que você já sabe o que é um projeto, veja a seguir o que é sua gestão.

O que é uma gestão de projetos?

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O equilíbrio é essencial para administrar um projeto e fazê-lo dar certo. Dessa maneira, você pode alcançar as metas no prazo estabelecido anteriormente e alavancar os seus negócios.

A gestão de projetos, como o nome diz, consiste justamente em equilibrar um conjunto de ações com uma determinada finalidade. Nesse processo, todos os conhecimentos e as habilidades da equipe são colocados em prática.

Através dessa supervisão, é possível alcançar todos os objetivos estabelecido no início das atividades, bem como verificar se tudo está sendo realizado dentro ou além do esperado. Essa gestão deve ser muito bem feita, pois, como não se trata de ações de rotina, pode haver alguns problemas com a equipe na falta de suporte constante.

A gestão de projetos é sempre foi aplicada pelas empresas, mesmo que de maneira informal e sem essa denominação. Na segunda metade do século XX, porém, ela começou a ter mais força e mais pessoas descobriram sua importância.

Com o advento e popularização da Internet, passou a se tornar indispensável para o bom gerenciamento de uma empresa, pois a rede tornou-se uma aliada. Todo esse processo ficou mais otimizado e com muitas outras possibilidades.

Afinal, como implementar uma gestão de projetos que realmente traga resultados satisfatórios? É possível, logo na primeira vez, promover o crescimento da equipe? Quais cuidados devem ser tomados? A seguir, você tem um guia completo de como implementar uma gestão de projetos eficiente para sua empresa.

Como implementar uma gestão de projetos eficiente?

Administrar os projetos existentes na empresa é importante, mas tão ou mais fundamental é saber fazer esse processo de forma eficiente. Não há uma única maneira de fazer isso, pois cada empreendimento tem suas peculiaridades e elas devem ser respeitadas. No entanto, há alguns passos que, se seguidos, facilitam essa gestão, independentemente do segmento do negócio.

Veja agora o que se deve fazer para que você atinja a excelência ao gerenciar os diversos projetos que sua empresa tem e terá no futuro.

Definir metodologia

Assim como não há uma gestão de projetos padrão para todas as empresas, também não há um único método para seguir. Por isso, estabelecer uma metodologia é o primeiro passo para uma série de procedimentos bem-sucedidos.

Um método estabelece os trabalhos a serem realizados e os torna uniformes, além de ser um guia e organizador. É uma maneira eficaz de evitar erros que só atrapalham todo o processo.

Estabelecer metas

Esse é um tópico extremamente importante, afinal nada dá certo se não há determinado desde o princípio onde se quer chegar. Evidentemente, isso deve estar bem claro para toda a equipe, para que ela também auxilie no alcance dessas metas.

No entanto, a estrutura analítica do projeto (EAP) é algo que deve estar limitado aos gestores e gerentes.

Ter uma boa equipe

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Uma boa gestão de processos não depende apenas de quem está gerenciando as ações. A equipe deve ser competente e estar sempre motivada.

A cada projeto, o gestor deve escolher os profissionais com as melhores competências para cada tarefa. Qualificações, experiência anterior e sucesso em outras ocasiões podem ser fatores de escolha.

É importante também dar uma atenção às pessoas que sabem trabalhar em equipe. Escolher colaboradores que busquem os mesmos objetivos e têm uma boa relação entre si conta muitos pontos na hora de selecionar quem vai participar de um determinado projeto.

Essa busca deve ser criteriosa e nunca aleatória. O perfil de cada colaborador deve ser analisado antes de dar a ele uma função. Ele trabalhará bem mais satisfeito por fazer o que sabe e gosta, e o projeto dará mais um passo em busca de seus objetivos.

O próximo tópico também tem a ver com a equipe. Cada membro deve saber exatamente o que deve fazer.

Comunicar-se de maneira clara

Além de entender suas respectivas tarefas, é importante que cada membro da equipe sinta que está sendo amparado e não tem mais ou menos responsabilidades do que deveria. O gestor deve sempre monitorar as tarefas, sem exigências exageradas. O maior objetivo é fazer com que o projeto caminhe e seja um sucesso.

Sempre que necessário, o responsável pela gestão do projeto deve enviar comunicados e verificar se todos receberam e entenderam o aviso. Erros de interpretação podem também arruinar todas as atividades, criando um efeito dominó.

Uma boa comunicação se faz tanto oralmente quanto por escrito. Logo, procure ser objetivo nessa fase, fazendo com que todos compreendam a mensagem e, claro, se sintam motivados.

Fazer um cronograma

Determinar o tempo de cada ação não é apenas uma maneira de controlá-las. Você também poderá ter uma noção exata de como anda o projeto. Assim, poderá verificar se o planejamento feito no início está ou não sendo respeitado.

Ao elaborar o cronograma, é importante que não apenas o gestor de projeto seja responsável por ele. Pessoas diretamente responsáveis pelas atividades podem e devem participar ou ao menos ser ouvidas. As chances de acertar o tempo de cada ação são bem maiores e tudo sairá conforme o esperado.

O tópico a seguir também se refere ao tempo, mas de uma forma diferente.

Indique o começo e o final do projeto

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Todo projeto deve ter início e fim preestabelecidos. Porém essas datas devem ser viáveis e estudadas anteriormente.

Não basta estabelecer datas para fazer parte do cronograma. Trata-se de uma formalização e todos os que fazem parte das atividades devem estar cientes disso.

Além do mais, é uma forma de fazer com que a equipe se empenhe e dê o máximo de si em cada tarefa, para que esse prazo seja rigorosamente obedecido.

Evidentemente, esse deadline deve ser viável. Não adianta ter pressa e determinar uma data na qual seja impossível finalizar o projeto. Até mesmo esse aspecto precisa ser estudado e conversado com a equipe.

Tenha atenção com os custos

Qualquer ação especial, seja ela qual for, gera gastos para a empresa (ou melhor, investimentos, pois se trata de melhorias para toda a organização).

Tudo deve ser levado em consideração: equipamentos de informática, mão de obra especial – como terceirizada –, objetos descartáveis, horas extras, entre outros.

O maior cuidado nesse sentido é procurar gastar apenas a verba que disponível. Afinal, o bom gerenciamento financeiro da empresa é fundamental para que não haja problemas.

Agora que você já sabe como implementar uma gestão de projetos eficiente, deve ter atenção a apenas mais um aspecto: não confundi-la com gestão de processos. Embora tenham nomes bem parecidos, são procedimentos diferentes, mas são semelhantes em um aspecto: na importância para o bom gerenciamento da empresa.

Gestão de projeto x Gestão de processos: entenda a diferença

Até mesmo os nomes são parecidos. Isso causa uma certa confusão, mas este tópico será exclusivamente para esclarecer a diferença entre essas gestões.

Um projeto, como já mencionado, é um conjunto de ações com começo, meio e fim predeterminados, que visa a implementar ou melhorar um setor da empresa. Não está diretamente relacionado com a rotina da empresa, sendo algo excepcional.

Quando é necessário lançar algo que signifique um diferencial em relação aos seus concorrentes, por exemplo, pode-se lançar um projeto para que o resultado seja alcançado em algum tempo.

Uma de suas premissas é justamente aumentar a performance, sair da rotina, para que a qualidade dos produtos e serviços seja elevada, satisfazendo ainda mais os clientes.

Isso também pode ser feito para adquirir um novo equipamento ou capacitar alguns membros da equipe.

Enquanto o projeto se baseia pela quebra de rotina, o processo se baseia na rotina para ser um sucesso.

Ele tem como objetivo melhorar as ações que são permanentemente realizadas na empresa. Suas ações permitem que cada membro tenha perfeito entendimento do que precisa ser feito, para que tudo seja feito automaticamente e continue dessa maneira, mesmo se o gestor precisar se ausentar.

Seu dia a dia é semelhante ao de uma linha de produção: tudo se repete. Aquisição de matéria-prima, contas a pagar e a receber, programação de sistemas, enfim, todas as ações ocorrem exatamente da mesma forma.

Os colaboradores realizam as atividades de maneira sistemática, sob supervisão e controle de sua gestão. A estabilidade é uma das principais premissas deste trabalho, pois o que rege um processo é manter o nível de excelência em todas as ações.

Mesmo que sejam distintos entre si, tanto a gestão de projetos quanto a de processos pode ser aplicada para melhorar ações que tenham um único fim.

Explicando melhor: as consequências de um projeto, na maioria das vezes, estão ligadas à melhoria de atividades permanentes de um determinado negócio. Essas ações perenes são melhoradas através de uma boa gestão de processos. Logo, os benefícios do projeto são prolongados ou até mesmo perpetuados.

Tanto para a gestão de projetos quanto de processos, é essencial contar com ferramentas que facilitem o trabalho de todos os envolvidos. O Sirius App é muito eficaz nesse aspecto. Com interface simples, facilita a comunicação entre todos os membros da equipe, mesmo que não estejamfisicamente próximos.

É eficiente para o gerenciamento de empresas, tanto para fins comerciais quanto profissionais.

Através deste blog, você encontra mais informações muito úteis para o gerenciamento de empresas de todos os setores e tamanhos. Acompanhe os outros textos! Sempre há um conteúdo que vai satisfazer as necessidades de seu negócio.

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