O que é compliance e por que ele tem sido adotado cada vez mais?

O que é compliance?

A maioria dos especialistas, quando questionada sobre o que é compliance, costuma compará-lo ao sistema de auditorias de uma empresa. Esta geralmente busca, através de dados e informações específicas, mostrar a realidade da organização do ponto de vista da sua conformidade com as leis, regulamentos, normas, padrões éticos, entre outras especificidades, que são capazes de determinar o seu grau de confiabilidade.

O termo em si começou a ser utilizado no começo dos anos 90 pelos bancos, como forma de denominar um setor que trabalhava para que as instituições se mantivessem de acordo com as normas jurídicas relativas ao seu segmento.

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O compliance busca, através de dados e informações específicas, mostrar a realidade da organização do ponto de vista da sua conformidade com as leis, regulamentos, normas e padrões éticos.

No entanto, com o passar do tempo, o termo passou a referir-se a um departamento estruturado em qualquer tipo de organização com a atribuição de receber denúncias, realizar investigações e treinar o pessoal. Assim, seu fim é determinar se uma empresa realmente “cumpre as regras” (to comply), e pode ser considerada uma organização que segue os preceitos da ética exigidos atualmente no universo empresarial.

Ou seja, compliance é uma espécie de “ferramenta para diminuir as possibilidades de corrupção dentro de uma empresa”. Isso é feito por meio da elaboração de um manual, no qual deverá constar, entre outras coisas, a forma como os funcionários poderão contribuir para a garantia dos padrões éticos dentro da organização, e as principais penas em caso de infração.

Uma característica marcante, e que define bem o que é o compliance, é que ele não precisa necessariamente ser um departamento ou um setor de uma empresa.

Muitas organizações mantêm o hábito de terceirizá-lo, utilizando-se de escritórios de advocacia, profissionais em gestão, administradores de empresas, economistas, entre outros profissionais capazes de garantir que uma determinada organização cumpra as regras e regulamentos ligados ao seu ramo de atuação.

Dessa forma, o chamado “Compliance Officer”, contratado para comandar esse departamento, terá como principais atribuições:

  • Criar mecanismos para evitar a formação de esquemas de corrupção;
  • Realizar auditorias em todos os setores;
  • Implementar uma cultura de “Gestão de Risco de Pessoas”;
  • Zelar pela proteção das informações relativas à empresa;
  • Conhecer as principais normas referentes à contabilidade fiscal, internacional e administrativa;
  • Estimular os funcionários a denunciar irregularidades.

Como alinhar o compliance de acordo com o seu negócio?

Para Daniel Tonon, professor da Faculdade Getúlio Vargas (FGV), o ideal é que as práticas de compliance sejam executadas por um setor específico, e que não esteja ligado a outro da organização. Isso garante a sua independência, para que assim possa zelar pela manutenção de uma conduta ética dentro da empresa.

No entanto, além de entender o que significa um compliance, é importante ter em mente que o profissional escolhido também deverá:

  • Atuar com independência;
  • Conhecer bem as políticas, diretrizes e objetivos da empresa;
  • Saber a quais normas, leis e regulamentos a empresa está sujeita, de acordo com o seu ramo de atuação.

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Para um compliance eficiente, é necessário a contratação de um profissional que seja autônomo e conhecedor das normas, regulamentos e leis concernentes ao segmento da empresa.

Nesse sentido, é praticamente um consenso que as melhores práticas de compliance deverão abranger:

  • A determinação de normas e padrões de conduta;
  • A atenção a um código de ética especialmente elaborado para a empresa;
  • O compromisso do alto escalão com a observância desse código;
  • A criação de canais para denúncia de irregularidades;
  • A determinação das penas e punições em caso de infrações no âmbito da organização;
  • A criação de um esquema que garanta, após identificada uma irregularidade, a imediata suspensão das atividades até que o mal seja combatido.

E para garantir que o compliance esteja de acordo com os objetivos específicos de uma empresa, é importante, também, atentar para algumas ações, como:

Administrar as normas internas

O Compliance Officer deverá ser uma espécie de “guardião dos procedimentos internos da organização”, cuidando para que todos os setores recebam os manuais de conduta e demais ferramentas para ajudá-lo em seu trabalho.

Estudar os riscos das suas atividades

Além disso, deve ser observados como as atividades da empresa podem ser determinantes para o cometimento de práticas desonestas.

Interpretar as leis

As leis que dizem respeito ao ramo de atuação da empresa devem ser analisadas, além de garantir que

estas possam ser adaptadas à sua realidade.

Fornecer os meios

 

Iniciar projetos que criem condições ideais para que as normas e regulamentos seja seguidos.

Incentivar boa conduta

Evitar fraudes, pagamento de propinas e demais práticas de corrupção por meio de campanhas educacionais, e não apenas punitivas.

Focar nos setores da empresa

  • Garantir que o setor de contabilidade siga as principais normas internacionais;
  • Manter uma parceria com o setor de TI, para a garantia a segurança da informação;
  • Unir forças com o setor de RH, a fim de manter constante vigilância sobre a gestão de pessoas;
  • Realizar auditorias frequentes.

Conscientizar os funcionários

Certificar-se de que há, entre os funcionários, uma clareza sobre o que é o compliance. Isso deverá ser feito por meio de manuais, canais de comunicação, cursos, palestras, entre outras ferramentas.

Quais os objetivos do compliance para a sua organização?

As boas práticas de compliance exigem uma interação entre diversas áreas do conhecimento, e, principalmente, uma conexão entre o mercado e as áreas de direito, economia e gestão de pessoas.

O objetivo é que dessa inter-relação possam surgir ideias para a elaboração do manual de conduta ética, que também servirá como uma ferramenta estratégica para a potencialização de resultados.

É com base nesse critério que a maioria dos especialistas definem o que é o compliance, e ainda determinam alguns dos principais objetivos dessa estratégia para uma empresa, como:

  • Evitar ao máximo o envolvimento da organização em processos judiciais;
  • Garantir a observância da legislação nacional e internacional, ligada ao ramo de atuação da empresa;
  • Evitar a cultura do uso de informações privilegiadas ou a chamada “contabilidade criativa”, com o intuito de obter vantagens ou esconder uma realidade negativa.
  • Criar condições para que haja maior transparência nas parcerias e contratos firmados;
  • Viabilizar os controles internos e a segurança da informação;
  • Dirimir conflitos entre sócios e diretores;
  • Combater a lavagem de dinheiro;
  • Espalhar a cultura da ética e dos fundamentos do compliance, por meio de cursos, palestras, workshops, entre outros meios de divulgação.

Enfim, um compliance alinhado com os objetivos de uma organização é aquele que trabalha para:

  • Garantir a conformidade desta com todas as leis, normas, regulamentos e diretrizes que a disciplinam;
  • Possibilita um ganho de qualidade nas suas atividades e a redução de custos com processos judiciais, multas, perda de credibilidade, entre outros;
  • Permite um marketing positivo para a empresa, já que cada vez mais o mercado valoriza as organizações que estimulam uma cultura de ética e de honestidade em seu ambiente interno.

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O compliance garante o alinhamento da empresa com todas as leis, normas, regulamentos, diretrizes, e possibilita um ganho de qualidade, redução de custos com processos judiciais e multas, além do aumento da sua credibilidade.

Como criar uma área de compliance e quais as vantagens ela pode trazer?

Agora que você já sabe o conceito de compliance é importante entender como ele deve ser instituído, além da melhor maneira de garantir que a sua ação ajude a empresa a obter vantagens práticas em forma de lucro e geração de negócios.

É preciso que, em primeiro lugar, se escolha um profissional (Compliance Officer) responsável por esse departamento. O recomendado é que seja alguém com bons conhecimentos em áreas como economia, administração, contabilidade e gestão de pessoas.

Além disso, é importante que ele faça parte dos Conselhos Administrativos da organização, a fim de ter um bom trânsito entre as agências reguladoras e demais órgãos para os quais a empresa deva satisfações.

Feito isso, a criação de um departamento de compliance deverá seguir os seguintes passos:

Realizar uma “avaliação de risco”

 

O risk assessment tem por objetivo determinar os percalços que serão enfrentados pela empresa, tendo em vista o seu ramo de atividade, espaço geográfico onde está instalada, entre outras características. Seu intuito é fazer com que a equipe possa definir como e onde concentrar as ações.

Gerenciar os riscos

Identificar esses riscos, combatê-los e diminuí-los, por meio da abertura de canais de comunicação entre organização e funcionários, treinamento de pessoal e acompanhamento dos riscos identificados. Nesse último caso, por meio de auditorias e elaboração de esquemas de investigação.

Elaborar um “código de conduta”

As empresas deverão investir na elaboração de um “código de conduta”, que deverá ser abrangente, objetivo e acessível a todos.

Produzir relatórios

Deverão ser produzidos relatórios constantes após receber denúncias, fazer perguntas e recolher arquivos. Esses relatórios também deverão ser produzidos com base em informações oriundas dos conselhos administrativos, diretoria, sócios e demais setores que deverão, necessariamente, ser constantemente avaliados.

Fazer uso do “marketing interno”

Uma boa alternativa é a utilização do chamado “endomarketing”, que pode ser realizado através de criação de grupos em redes sociais entre funcionários e gerência. Além disso, enviar periódico de e-mails alertando sobre a importância de manter uma conduta ética, entre outras formas de colocar em prática esse tipo de estratégia.

Criar uma ouvidoria

Criar canais de comunicação para que os funcionários possam entender o que é o compliance, além de denunciar irregularidades.

Dar o exemplo

Chamar a atenção do alto escalão sobre a importância de dar o exemplo, já que as suas ações servirão de espelho para a conduta dos subordinados.

Informar os investidores

Manter os possíveis investidores devidamente informados sobre o compliance da empresa, e que essa cultura é disseminada na organização.

Atualizar todas informações

Manter o departamento sempre atualizado e os manuais alterados anualmente (ou de acordo com as necessidades), caso a empresa mude a sua diretoria, invista em outros segmentos, etc.

E os resultados desse investimento aparecerão em forma de uma série de benefícios, como:

  • Valorização da marca, pois estará entre as consideradas eticamente corretas;
  • Maior acesso a crédito, visto que uma conduta ética também serve como avalista da empresa;
  • Abertura de novos mercados;
  • Oxigenação da administração corporativa da organização;
  • Redução de custos com demandas judiciais, multas, punições, etc;
  • Prevenção de possíveis irregularidades, que, obviamente, também evita prejuízos financeiros.

Por que cada vez mais empresas adotam o compliance?

Casos de corrupção semelhantes aos que envolveram multinacionais, como a Siemens, Parmalat, Enron e Odebrecht, resultaram em uma série de prisões de grandes empresários, além da ruína de corporações antes consideradas inabaláveis e imunes à ação da justiça e da opinião pública.

Episódios como o da Enron, por exemplo, fizeram com que muitas empresas descobrissem o significado de um compliance, e como essa estratégia poderia ajudá-las a adquirir credibilidade no mundo empresarial, a partir da criação de uma cultura de ética nos negócios e transparência na celebração de contratos com fornecedores e parceiros.

Para o economista indiano Amartya Sen (Nobel de Economia em 1998), o desenvolvimento de uma sociedade ou de uma empresa pode também ser medido pelo nível de utilização de ferramentas para análise e implementação de uma cultura da ética no ambiente corporativo.

Ou seja, a capacidade de estipular limites éticos para a concorrência e para o livre mercado, sem que haja queda na produção e nos lucros, visando a solidificação da marca sobre uma base estável.

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A queda de grandes empresas, como a americana Enron, fez com que muitas organizações aderissem ao compliance.

Também há outras razões determinantes para que tantas empresas busquem entender o que é o compliance, e como implementar essa estratégia:

  • A instalação de uma “Nova Ordem” no universo empresarial, que exige uma conduta mais ética;
  • A necessidade de adequação do setor de contabilidade aos novos padrões internacionais;
  • A adequação necessária às principais normas técnicas, que dão direito às certificações ISO;
  • As atuais exigências relativas à sustentabilidade, determinantes para o fechamento de novos negócios e celebração contratos;
  • As sequelas resultantes de processos judiciais, trabalhistas, multas e perda de contratos por falta de compromisso ambiental, entre outros;
  • A criação da Lei Anticorrupção, que facilitou a prisão de megaempresários, e o consequente desmoronamento de multinacionais, antes consideradas acima de qualquer suspeita;
  • A atual visão de que o mercado deve estar profundamente ligado ao direito e à ética, para que disso surja a transparência, fundamental para que o “jogo seja jogado” em iguais condições para todos os atores envolvidos.

Casos de corrupção descobertos e grandes corporações desabando são alguns dos motivos para que as empresas busquem entender o significado do compliance. Para saber mais sobre esse e outros assuntos, não deixe de acompanhar nossas publicações! E em caso de dúvida deixe aqui nos comentários.

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