O que é workflow e qual a importância dele para o seu negócio?

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Workflow sincroniza diversas tarefas de uma empresa. 

O que é workflow?

O fluxo de trabalho, ou workflow, possibilita a sincronização do processo de execução de inúmeras atividades, racionalizando-o e potencializando-o através de uma organização prévia e dessa maravilhosa tecnologia.

Esse processo foi desenvolvido a fim de minimizar problemas relacionados à coordenação de trabalhos feitos de forma conjunta, já que os principais obstáculos encontrados em relação aos processos de negócios existentes são a dificuldade em liderar diversas pessoas ao mesmo tempo, a pouca clareza existente no momento de definição de atividades e a falta de visibilidade dos processos.

A expressão Gerenciamento de Workflow (Workflow Management) é bastante utilizada e faz menção a ideias, técnicas, métodos e softwares que apoiam determinados processos de negócios.

Um segundo conceito muito difundido entre as empresas é o Workflow Management Coalition (WfMC). Esse afirma que tal tecnologia nada mais é do que a automatização de algum processo empresarial em seu sentido parcial ou total.

Com isso, atividades ou documentos são passados de um participante de projeto para outro rapidamente, para que todas as decisões sejam tomadas de acordo com procedimentos e regras previamente determinadas.

Então, o fluxo de trabalho define as condições e a ordem em que cada ação deve ser executada.

Existem alguns importantes conceitos que precisam ser conhecidos, a fim de se entender corretamente a tecnologia do workflow.

O primeiro deles é o processo de negócio. Este é um conjunto de uma ou mais atividades que juntas compreendem o objetivo de uma empresa, normalmente dentro do contexto organizacional, ditando regras de relacionamentos e funcionais.

O segundo conceito é o do participante, já que este é o responsável pela execução total ou parcial de uma determinada tarefa. Um participante também pode ser chamado de usuário, agente ou ator.

O último termo é o papel, que é definido organizacionalmente quando um determinado grupo de funcionários com certas qualificações, características e competências são levados a participar de uma determinada atividade.

Uma tarefa pode ser feita por um ou mais agentes humanos, por um ou mais sistemas de computador, ou pela combinação de ambos.

Companhias que possuem um sistema de workflow costumam cometer menos erros, já que se tornam mais eficientes e eficazes em suas atividades regulares, fazendo com que seus resultados sejam cada vez mais concisos. Assim, essas acabam oferecendo um serviço de alta qualidade, ágil e padronizado.

A área de sistemas de fluxo de trabalho está cada dia mais em alta, já que representa as atividades presentes em determinado processo, o fluxo de execução e suas interações, os recursos e os profissionais responsáveis por eles.

Cada empresa possui características próprias em seus processos, sendo assim, um modelo de fluxo de trabalho representa suas informações quantitativas e qualitativas de maneira realística.

Portanto, a estrutura de tal fluxo é bastante volátil e flexível, representando todas as mudanças de protocolos e regras de processos de tarefas administrativas. Com isso, tem-se que mudanças estruturais e de procedimentos são inevitáveis em uma organização, fazendo com que estas evoluam de acordo com o ambiente externo.

Qualquer modelo desta tecnologia precisa ser claro em relação às expressões que se relacionam com ações processuais, tratamento de exceções, trocas dinâmicas e restrições temporais. Além disso, é de suma importância que haja um monitoramento de tal fluxo de trabalho através de auditorias periódicas.

Como funciona o workflow?

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O fluxo de trabalho pode ser implementado em qualquer tipo de organização. 

Um fluxo de trabalho pode ser facilmente implementado em qualquer empresa, desde que esta faça um levantamento completo de todas as tarefas que precisam ser executadas e a maneira como elas devem ser completadas.

Também é necessário que cada etapa processual seja documentada, além da conexão existente entre elas, explicitando se essas são simultâneas ou sequenciais.

Além disso, essa tecnologia determina tarefas específicas para uma única pessoa, grupos de pessoas, departamentos ou sistemas de computador. Enquanto tal alocação é feita, o fluxo de trabalho comunica aos participantes tudo que estes precisam saber. Então, assim que uma ação é finalizada, outra é designada automaticamente de forma inteligente.

Para que serve o workflow?

O fluxo de trabalho foi criado, principalmente, com o intuito de diminuir os problemas que acontecem durante a coordenação de trabalhos executados em conjunto.

Essa tecnologia também é fundamental para simplificar e agilizar as comunicações entre diversos setores de uma empresa, aumentando e melhorando, assim, a produção final.

O workflow aperfeiçoa a criação de documentos de forma cooperativa, bem como projetos, códigos e especificações. Ou seja, esse auxilia a divisão mais eficaz de qualquer tipo de trabalho.

Além disso, seu uso alerta os colaboradores de uma empresa sobre a ocorrência de mudanças e eventos importantes que estão para acontecer, melhorando todo o processo de tomada de decisão.

Qual a importância do workflow para o seu negócio?

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O workflow auxilia na redução de custos de uma empresa.

O uso do fluxo de trabalho confere inúmeras vantagens a um negócio, por conta de seus maiores diferenciais: a redução do tempo entre tarefas e a eliminação do excesso de documentos.

A aprovação de um documento ou de uma tarefa é feita de maneira bastante lenta quando por papel, como a liberação de acesso a um determinado sistema de diferentes regiões de uma organização, por exemplo.

Quando tal processo é executado através de um fluxo, o preenchimento de todos os formulários é feito automaticamente, sendo enviado logo em seguida para aprovação de um superior. Se aprovado, este já é encaminhado para a área responsável pelo acesso, acelerando qualquer tipo de procedimento.

As vantagens do workflow são diversas, porém, a principal é transformar a organização de uma empresa, sempre focando no cliente, a fim de gerar melhores resultados e fidelizar seus compradores.

Quando todos os processos de uma companhia estão sistematizados dentro de um controle e planejamento de seus líderes, há uma melhora substancial nas vendas e, consequentemente, nos lucros da empresa.

Tal ferramenta também melhora consideravelmente o processo de comunicação, já que, com a existência de uma automação, a necessidade de um diálogo boca a boca diminui drasticamente. Isso evita mal-entendidos, agilizando todos os procedimentos.

Além disso, o fluxo de trabalho organiza e executa todos os processos de trabalho, bem como:

  • Reduz custos, já que menos materiais e recursos humanos são necessários para a existência de um fluxo eficiente;
  • Esclarece e detalha todas as etapas de trabalho;
  • Gerencia tarefas com maior agilidade;
  • Melhora a escalabilidade, pois a automatização de um sistema de gestão possibilita um aumento de eficiência no atendimento das demandas do mercado;
  • Melhora o desempenho dos funcionários, pois diminui os processos que comprometem a qualidade com que as atividades são feitas, fazendo com que os colaboradores foquem em ações estratégicas para o crescimento da empresa;
  • Oferece qualidade na prestação de serviços, fornecendo condições ideais para a realização de uma determinada tarefa;
  • Aumenta a segurança de um negócio, já que monitora quem realizou determinada tarefa, além de garantir que as informações cheguem com segurança até as pessoas certas.

 Quais os tipos existentes?

Existem cinco tipos de fluxos de trabalho atualmente que são:

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Este tipo de fluxo de trabalho não possui um método pré-definido que diz como a informação é movimentada entre setores, já que ela envolve a coordenação humana. Com isso, não existe um meio de se automatizar a ordenação e a coordenação de tarefas.

Contudo, estas podem ser gerenciadas pelos funcionários que desejam apoiar pequenas ações que necessitam de soluções rápidas.

Este modelo é bastante usado por empresas que trabalham com a venda ou a documentação de produtos ou serviços.

Fluxo de trabalho administrativo

Os sistemas desse modelo são indicados para processos tanto simples quanto elaborados. Normalmente são processos repetitivos, burocráticos, com regras bastante definidas para a coordenação de tarefas e que são conhecidos por todos os envolvidos em determinado fluxo.

Este tipo envolve algumas ações específicas, como uma viagem a serviço de uma companhia. Então, o funcionário que precisa realizar tal viagem preenche um formulário, encaminhando-o logo em seguida para o setor competente. Este, ao receber tal solicitação, confirma imediatamente a necessidade da viagem solicitada.

Workflow de produção

Este sistema é bastante utilizado em processos em que não existem qualquer intervenção humana, podendo haver simples e curtas interferências casuais.

Tal processo pode ser usado para administrar processos com elevada complexidade que estejam interligados aos sistemas já existentes em uma empresa.

Este pode ser melhorado até apresentar altos níveis de qualidade e precisão, principalmente quando ações repetitivas precisam ser executadas de maneira ininterrupta, como análises e concessões de seguros e empréstimos de bancos.

Fluxo de trabalho colaborativo

Os sistemas desse modelo são bastante adequados para procedimentos que envolvem trabalho cooperativo realizado por diferentes equipes, mas que possuem um mesmo objetivo.

Esses podem ser utilizados para otimizar processos organizacionais críticos que não possuem orientações sobre determinada transação.

Um fluxo de trabalho colaborativo não se baseia na ideia de que é preciso sempre avançar em etapas, já que pode precisar que várias repetições de um mesmo passo sejam feitas até que algum tipo de acordo seja alcançado. Com isso, uma mesma ação pode progredir e regredir diversas vezes em etapas.

Além disso, estes modelos são bastante dinâmicos, pois são definidos de acordo com sua progressão, como é o caso da revisão de artigos acadêmicos, já que suas tarefas se baseiam na seleção de revisores, distribuição dos artigos e acompanhamento das revisões. Ou seja, todas essas ações são feitas de forma colaborativa, a fim de revisar um texto de forma conjunta.

Workflow transacional

Este sistema é indicado para processos que possuem tarefas que podem ser organizadas de forma conjunta em unidades atômicas.

Em uma atomicidade, todas as ações devem ser concluídas de forma correta. Quando isso não acontece, todo o processo volta à situação inicial de execução da unidade. Na prática, muitas vezes tal restrição não acontece, a fim de evitar bloqueios e demoras.

Este modelo de fluxo de trabalho é bastante empregado quando existe a necessidade de se garantir a confiabilidade e a exatidão de sua aplicação em situações de ocorrência e falha.

Isso acontece muito em vendas online, também chamadas e e-business. Tais sistemas precisam sincronizar e confirmar diversas atividades ao longo de todo o processo, como a aprovação da compra pela empresa detentora do cartão de crédito, existência do produto em estoque ou a solicitação deste ao fornecedor e o envio do produto ao cliente.

Como implementar no seu negócio?

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O fluxo de trabalho automatiza ações empresariais.

O fluxo de trabalho é feito a partir de um software para computadores e junta todas as ações que devem ser automatizadas dentro de uma empresa. Essa tecnologia traz inúmeras vantagens para quem a utiliza, facilitando bastante o trabalho dos colaboradores.

Sua implementação pode ser feita através de alguns simples passos:

  • Identificação dos processos: é preciso saber quais são e como esses podem ser melhorados;
  • Mapeamento dos processos: os passos, participantes, a informação a ser compartilhada e seus objetivos precisam estar claros e muito bem entendidos;
  • Modelagem dos processos: todas as tarefas devem ser entendidas, a fim de se eliminar qualquer tipo de obstáculo, desperdício ou ações duplicadas. É importante estabelecer uma forma diferente, nova e aperfeiçoada;
  • Teste de processos: é de suma importância que as tarefas sejam testadas pelos colaboradores após a implementação do workflow;
  • Melhoria dos processos: após testado, o fluxo de trabalho precisa ser pontuado, a fim de ficar claro quais pontos estão funcionando bem e quais ainda precisam ser melhorados;
  • Automatização dos processos: nesta etapa, todas as tarefas já estão devidamente automatizadas e prontas para serem usadas.

É importante lembrar que o workflow é uma tecnologia que precisa ser melhorada continuamente, necessitando de revisões periódicas, a fim de se adequar às mudanças estratégicas da empresa.

Além disso, quanto mais automatizadas as tarefas de uma organização, melhores são seus resultados e, consequentemente, seus lucros.

Você já conhecia a importância do workflow para o seu negócio? Tem alguma dúvida ou gostaria de saber mais sobre o assunto? Deixe seu comentário abaixo e continue acompanhando nossas publicações.

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