Comunicação e inovação: suas principais ferramentas e como estão ganhando espaço nas corporações

Metadescription: O advento da internet foi responsável por transformações profundas na forma como os indivíduos se relacionam. Além disso, influenciou a maneira como as empresas se comunicam com os seus colaboradores. E são essas ferramentas que caracterizam a comunicação dentro das empresas nos dias atuais.

O conceito de Endomarketing tem relação estreita com a comunicação corporativa e vem sendo cada vez mais bem-aceito entre as corporações. Afinal, trata-se do conjunto de estratégias e ações de marketing voltadas para o público interno (empregados, sócios, acionistas, etc.).

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O conceito de Endomarketing é o que melhor define, atualmente, a comunicação entre empresa e colaboradores.

Esse conjunto de estratégias, no cenário atual, tem um objetivo bem mais “nobre” em comparação com a simples “comunicação interna”, já que tem por objetivo unir os interesses pessoais de cada um desses indivíduos com as táticas de sucesso da empresa.

Informações sobre metas, avanços, retrocessos, cursos, treinamentos, progresso individual, posição da empresa dentro do mercado, seus objetivos a curto, médio e longo prazos, entre outras informações. Todos esses dados, dentro do conceito de Endomarketing, devem ser transmitidos de forma rápida, clara, abrangente e democrática, a fim de que não haja desequilíbrio entre setores e entre estes e a chefia.

Mas a grande sacada é, sem dúvida, fazer com que essas informações sejam tão importantes e objetivas quanto atraentes para os colaboradores, a ponto de criar todo um interesse em torno delas e, ao mesmo tempo, torná-las parte da sua rotina.

A linguagem, para isso, deverá ser “personalizada”, por meio do conhecimento das particularidades do seu público interno, o que levará, consequentemente, à definição dos melhores canais de comunicação a serem utilizados para esse processo de engajamento do pessoal às estratégias e objetivos da empresa.

Parece óbvio, portanto, a necessidade de inovação para a comunicação interna, no sentido de entender, por exemplo, a ineficácia de se utilizar um único canal para a comunicação com um contingente que pode ser de alguns milhares de indivíduos, com gostos, características e, até mesmo, capacidades cognitivas diferentes.

É preciso entender, também, que uma empresa pode ser formada por diversas “aldeias”, em que um grupo tende a ser mais visual, enquanto outro pode ter mais facilidade para ouvir.

Ao mesmo passo, outros indivíduos podem ser melhor alcançados por meio das novidades tecnológicas (webinars, hangouts, videoconferência, redes sociais, entre outros) e, ao mesmo tempo, pode haver um determinado grupo mais facilmente atingido pelos antigos métodos de murais, caixas de sugestões, entre outras ferramentas.

Enfim, é preciso saber que, mais que usar ferramentas de comunicação interna, o que realmente fará a diferença no universo empresarial é compreender quando, como e quais delas deverão ser utilizadas, de acordo com o perfil de cada “tribo” que compõe esse organismo que é uma empresa.

Quais são as principais ferramentas inovadoras de comunicação?

1. Aplicativos

Aplicativos — como: G.Suite, Yammer, Workplace, HipChat, entre outros — são exemplos do uso da tecnologia como forma de inovar na comunicação interna de uma empresa.

Enquanto uns permitem a criação de blogs corporativos, outros administram o envio de newsletters ou criam infográficos ou slides, ainda com a vantagem da ferramenta “Notificações”, que impede aos mais “distraídos” alegarem o desconhecimento das mensagens.

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Práticos e fáceis de carregar, os aplicativos são o melhor exemplo de inovação tecnológica para a comunicação interna.

2. Intranet

A intranet é uma das principais inovações surgidas para a comunicação interna de funcionários. Ela consiste numa espécie rede de computadores (com o mesmo princípio da internet), só que exclusiva para interação dos colaboradores.

A sua grande vantagem é a abrangência do seu alcance, além da eficiência de uma mensagem padronizada e que alcance todos os setores da empresa.

3. Rede Social Corporativa (RSC)

Com o mesmo princípio da intranet e das as redes sociais tradicionais, a RSC funciona semelhantemente a um blog comum, com a diferença de que, nele, os empregados, sócios e demais colaboradores, têm liberdade para publicar todo o tipo de conteúdo relacionado com o segmento de atuação da empresa.

Descobertas feitas pelos funcionários, ideias para potencializar a atividade da empresa, mudança de rumos da organização, queixas, dúvidas, sugestões são algumas das várias possibilidades dessa ferramenta.

4. TV corporativa

Essa é a própria inovação na área de comunicação interna empresarial! Como o nome diz, trata-se de uma TV, via internet, exclusiva para a transmissão de informativos e notícias relacionadas aos assuntos internos e externos da empresa.

Por meio de esquemas, que incluem a instalação de aparelhos de forma estratégica nos vários setores da companhia, é possível realizar cursos, transmitir comunicados, ações lúdicas, informativos, entre outras campanhas com o intuito de engajar, ainda mais, os colaboradores.

5. Reuniões

Aqui temos, talvez, a mais tradicional das ferramentas de comunicação interna de uma empresa.

Por meio delas, são tomadas decisões, emitidas opiniões, transmitidas informações e solicitadas correções de determinados desvios de conduta ou dos padrões exigidos pela organização, de forma rápida, objetiva, democrática e com a produção de um relatório ao final.

O motivo de ainda serem tão apreciadas é, sem dúvida, o menor risco de ruídos de comunicação (tão comuns nos meios digitais), o que permite que a mensagem seja captada sem interferências.

6. Newsletter (e-mails informativos)

A newsletter é uma espécie de “disparo de e-mails”. Nesse caso, direcionado aos colaboradores da empresa. Ela contém um resumo das informações mais importantes sobre a organização, e que se queira transmitir em um determinado momento.

Nela, é possível destacar a atuação de um funcionário ou setor, prêmios e reconhecimentos com os quais a empresa foi agraciada, projetos e, até mesmo, mensagens com conteúdo motivacional.

7. Mural

O mural também faz parte da história da comunicação interna empresarial. Além disso, pode ser uma ferramenta inovadora para a comunicação com os colaboradores.

Instalado de forma bastante acessível, poderá ser um mural digital, com avisos, lembretes, datas de aniversário, mudança de rumos, entre outras informações, por meio de uma linguagem simples, textos curtos, objetivos e constantemente atualizados.

8. Videoconferência

Especialmente as grandes corporações ao redor do mundo utilizam a videoconferência como uma forma de manter a comunicação interna, mesmo entre chefes e colaboradores separados por grandes distâncias.

Com líderes em constantes viagens e compromissos, dificilmente uma reunião com sócios, representantes e acionistas pode ser realizada sem a utilização de recursos como esses.

9. Manual do colaborador

Agora, como diminuir o tempo gasto e os contratempos resultantes da comunicação com estagiários e novos funcionários, principalmente em grandes corporações?

A resposta, de acordo com a maioria dos especialistas em gestão de pessoas, está nos chamados “manuais corporativos”.

Com ele, o “novato” poderá ambientar-se bem mais rapidamente, já que terá as informações relevantes sobre a empresa: normas, regras, perfil e de que modo poderá utilizar o seu potencial em associação com as estratégias e objetivos da organização.

10. Caixa de sugestões

Não, você não está lendo errado! As caixas de sugestões ainda são consideradas inovações para a comunicação interna de uma empresa.

Uma das suas principais vantagens é, sem dúvida, o baixo custo, além de poder ser implementada independentemente do tamanho, segmento e número de funcionários da empresa.

É ali que os funcionários poderão expor as suas queixas, dúvidas ou sugestões, de maneira simples, rápida e, o melhor de tudo, anônima.

Por que esses meios estão ganhando espaço no meio corporativo?

Existem alguns motivos responsáveis pelo sucesso dessas novas ferramentas de comunicação interna. Entre eles, é fácil citar algumas delas, como:

1. Acessibilidade

Esse é um dos principais motivos para do uso cada vez maior das novas tecnologias para a comunicação interna de uma empresa: a certeza de que a mensagem chegará a todos os colaboradores, de forma simples, rápida e democrática.

2. Interatividade

Nesse caso, trata-se da facilidade de interação entre os próprios funcionários e entre estes e a chefia, a partir da mensagem recebida por meio dessas ferramentas.

Muitas delas funcionam como uma via de mão dupla, em que o funcionário recebe e ao mesmo tempo pode emitir sua opinião sobre o assunto.

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A garantia de que a mensagem chegará a todos os colaboradores, independentemente do tamanho da empresa, é a principal característica dessas ferramentas.

3. Poder de atração

Outro caráter inovador dessas ferramentas de comunicação interna é a sua capacidade de atrair a atenção dos colaboradores, mesmo quando falamos de comunicados da chefia.

Especialmente os aplicativos e blogs corporativos costumam ter uma interface amigável e várias ferramentas que ajudam a entreter enquanto informam.

4. Fácil compreensão

Quando falamos em compreensão, estamos nos referindo às frases e textos curtos, às suas dimensões físicas, formato, tipos e tamanhos das fontes, entre outras características que são típicas dessas novas tecnologias.

5. Personalização

Aqui, a personalização também pode ser entendida com a variedade de ferramentas disponíveis, que dão a chance de serem escolhidas de acordo com o perfil de cada grupo existente em uma organização.

Estas podem enviar mensagens com a linguagem característica de cada grupo, setor e cargo dentro da empresa.

6. Flexibilidade

A flexibilidade das novas ferramentas de comunicação interna garante, entre outras coisas, uma maior velocidade com que as informações chegam aos interessados, além da rapidez com que são atualizadas

Muitas delas, por exemplo, permitem atualizações em tempo real — algo, sem dúvida, bastante caro às grandes corporações.

O desafio

Ao contrário do que se imagina, a inovação na comunicação interna pode, sim, associar-se aos métodos tradicionais, principalmente quando se leva em consideração o fato de que a digitalização da comunicação empresarial ainda não é exatamente uma unanimidade.

Logo, o enfrentamento desse desafio de equilibrar a comunicação digital com a presencial deve, necessariamente, passar por um processo, que consiste em:

1. Diagnosticar

Quando se fala em um diagnóstico para a comunicação interna, estamos mencionando, basicamente, conhecer o público interno, ou seja, os empregados, sócios e acionistas.

É preciso compreender as suas características, de que forma apreendem melhor uma mensagem, tipos de canais preferidos, de quanto em quanto tempo devem receber informativos, entre outras informações.

Esses dados ajudarão a empresa a conhecer qual o tipo de comunicação interna será mais eficiente, de acordo com os seus objetivos.

2. Digitalizar

Após fazer a diagnose (identificar o tipo de comunicação interna para a sua empresa), o próximo passo para a inovação da comunicação interna de uma organização é pôr em prática as conclusões a que se chegou, aplicando os meios digitais para esse fim.

E essa prática inicia-se com o que é chamado de “mudança de mindset”, ou a mudança de mentalidade no seio da organização.

É preciso que, antes de proceder à completa digitalização da comunicação interna da empresa, crie-se um ambiente favorável para isso, por meio de cursos, treinamentos, workshops, pesquisas, para que, ao final do processo, as ferramentas digitais possam ser implantadas com o mínimo de transtorno possível.

3. Mensuração

Nesse caso, mensurar significa medir os resultados de toda essa busca pela inovação na comunicação interna. É saber, por exemplo, se os colaboradores realmente estão lendo as mensagens e informativos. Saber se estes, por sua vez, vêm cumprindo a contento o objetivo de criar um engajamento, entre outros pontos.

Além disso, é preciso medir os resultados práticos dessa iniciativa, na forma de aumento das vendas, diminuição das despesas, melhora na produtividade, entre outras informações que deverão ser processadas por profissionais especializados na área de Comunicação Interna ou RH.

Comunicação interna: coisa do passado?

A sociedade atual pode ser caracterizada como conectada, móvel, em rede e extremamente veloz. Essas são características trazidas com o advento da internet, uma verdadeira revolução que mudou completamente os costumes.

Obviamente, o campo da comunicação interna não poderia passar ileso às suas consequências que, entre outras coisas, criou modelos de trabalho, onde destaca-se o formato home office, no qual o escritório agora é a própria casa do indivíduo.

Então, como inovar na comunicação interna, se cada vez mais o trabalho “interno” vem perdendo espaço para os chamados home office?

Isso pode ser alcançado, segundo os especialistas em Comunicação Interna, com a simples adaptação dos hábitos de comunicação dos indivíduos ao ambiente empresarial.

Agora, a linha que separa a vida profissional da pessoal será cada vez mais tênue. Haverá um maior incentivo para que o local de trabalho tenha uma “cara” de ambiente particular, assim como o espaço particular passe a ter uma “cara” de ambiente profissional.

Logo, o desfio será fazer com que as atuais ferramentas de comunicação interna sejam capazes de diminuir essa distância que separa ambos os mundos.

O objetivo é que, dessa forma, a comunicação seja cada vez mais natural, rápida e fluida, como aquelas que ocorrem no dia a dia das pessoas.

Como você encara esse processo de inovar na comunicação interna de uma empresa? Deixe sua opinião nos comentários! E não deixem de discutir, comentar e compartilhar com os amigos as nossas publicações.

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