Intranet: o que é e como criar uma?

Criar uma intranet tornou-se uma obrigação para quem valoriza e acha indispensável o conteúdo informacional a qualquer organização. Aqui, no nosso blog, constantemente enfatizamos a importância da comunicação interna corporativa na empresa.

E ressaltamos como planejamento e estratégias comunicacionais têm impacto positivo na cultura organizacional e no cotidiano dos colaboradores.

A Intranet se engloba neste perfil como uma ferramenta das novas tecnologias. Estamos ainda aprendendo e sentido o efeito da internet tanto no aspecto pessoal quanto no profissional. Ela tem possibilitado muitas transformações na quantidade de informações disponíveis, na maneira de como nos relacionamos e trocamos mensagens.

Por isso, vamos ajudá-lo a entender melhor o que é a intranet e mostrar algumas de suas vantagens. Recurso indispensável para uma organização eficaz da informação e interação entre os colaboradores.

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A intranet promove a qualidade nos processos de produção. Por meio dela, é possível armazenar documentos e procedimentos que auxiliam na gestão da qualidade.

O que é uma intranet?

A intranet é uma internet na rede privada de uso interno da organização. Ou seja, somente os funcionários, gestores, diretoria e terceiros autorizados têm acesso a essa rede.

Funciona como a internet da sua casa, possibilita troca de informações, interação entre as pessoas, arquivamento de documentos etc. No entanto, de maneira mais segura que a internet. O risco de uma informação corporativa vazar é menor.

A intranet permite acesso à internet pública através de servidores de firewall, inclusive. O firewall é uma barreira de proteção que ajuda a bloquear o acesso de conteúdo malicioso, mas sem impedir que os dados necessários continuem fluindo.

Geralmente, são aplicativos que ficam entre um link de comunicação e um computador, checando e filtrando todo o fluxo de dados. Esse tipo de solução protege a integridade dos dados na rede e a confiabilidade deles.

Para que serve?

Como sabemos, a informação dentro de uma organização muitas vezes chega defasada ao nosso conhecimento. Não conseguimos identificar exatamente quem a enviou e qual foi a intenção da mensagem. Claro, deve-se mencionar também que a informação informal, como fofocas, boatos ou a “rádio peão”, predomina em diversos casos.

A intranet serve justamente para regularizar o fluxo de informações dentro de uma instituição, transformando-a de informal para formal. Um meio de comunicação institucional organizado, prático e democrático.

Possibilita que tanto diretores quanto colaboradores tenham um canal para informar e serem informados. Dessa maneira, toda a comunicação na empresa não parte em uma só direção, mas em todas as direções necessárias.

Há uma maior interação e compartilhamento de conteúdo entre os departamentos. Além disso, garante a intenção de divulgar os objetivos e interesses organizacionais sem ruído, falhas, para todos os integrantes.

Mesmo com todas essas vantagens e sendo um assunto de suma importância, os canais de comunicação de uma instituição ainda são desprezados.

Segundo a pesquisadora de Comunicação Organizacional Margarida Kunsch, “reside, sobretudo nas possibilidades que ela oferece de estímulo e diálogo e à troca de informações entre a gestão executiva e a base operacional, na busca pela qualidade” (Intranet como ferramenta de otimização do processo de comunicação, p.14).

É imprescindível a comunicação constante entre os funcionários para facilitar e organizar todas as tarefas de cada departamento.

Através da intranet, os outros departamentos podem abrir um chamado técnico para o setor de informática, o marketing pode divulgar promoções e campanhas da empresa e o RH pode divulgar as vagas internas disponíveis, esses são alguns exemplos do uso prático dessa ferramenta.

Como funciona?

A intranet funciona no servidor local de uma empresa que tenha serviço web ativado. É baseada em um conjunto de protocolos TCP/IP (TransmissionControlProtocol/Internet) que têm a função de organizar os dados para serem transmitidos do servidor para os computadores.

Esse computador-servidor faz a maior parte do trabalho, realiza o provimento de páginas na web, processa as informações arquivadas e atende todas as solicitações de páginas realizadas para cada departamento da organização.

Seu funcionamento é semelhante ao da internet. A diferença é que essa rede é privada, funciona somente na empresa e para os funcionários que fazem parte dela.

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Criar uma intranet também é trazer qualidade profissional para seus funcionários.

Como criar uma intranet?

Antes de mostrar como criar uma intranet, é importante dizer que cada empresa tem suas próprias características, por isso essa ferramenta terá um perfil diferente que leva em conta essas especificidades.

Portanto, a intranet deve ser concebida de acordo com as necessidades vigentes da sua organização. Ela deve ser montada pelo departamento de informática e de comunicação organizacional/corporativa, baseada em um planejamento considerando o quadro de funcionários, as características da empresa e as necessidades dos funcionários.

Nessa etapa de planejamento, é importante o diálogo constante com os colaboradores, para entender as dificuldades de comunicação que eles enfrentam no cotidiano, e que os gestores pensem no que falta acrescentar para engajá-los em suas atividades.

Refletir como os setores podem interagir e quais são os fluxos de conteúdos necessários para que todos entendam de maneira clara, eficaz e transparente os objetivos e a cultura organizacional.

Abaixo, montamos um passo a passo paracriar uma intranet facilmente, sem complicações.

Crie uma rede local (LAN)

Para criar uma rede, é necessário ter mais de um computador. Depois, utilize placas de redes que devem ser inseridas nas placas-mãe dos computadores para adicionar portas e nestas insira um cabo de rede.

Como esse cabo permite a comunicação entre os computadores, conecte modens, impressoras e outros dispositivos para completar a rede.

Escolha um servidor online

Durante a escolha, devem ser verificados: custo, performance e confiabilidade.

Instale um navegador de internet

As páginas da intranet só podem ser visualizadas nos navegadores de internet.

Monte a intranet

Escolha o visual e os conteúdos que serão carregados. Nesta etapa, aconselhamos a contratação de um web designer. Selecione as informações que serão incluídas. Esse processo está muito relacionado ao que falamos anteriormente sobre o planejamento estratégico de comunicação.

Portanto, ele já deve estar formado antes de iniciar a montagem da intranet. A seleção é feita baseada nesse planejamento.

Para que o aspecto visual fique claro para você e o web designer, desenhe as sequências das páginas, incluindo a página inicial e a ordem desejada das páginas no menu.

Segurança

Decida como a segurança da intranet será feita. Os funcionários precisam criar um login e senha? Além dos colaboradores, quais são as outras pessoas ligadas à empresa que poderão ter acesso à intranet? Ela poderá ser acessada de casa?

Proteção contra vírus e falha no servidor

Determine a frequência dos backups como proteção contra vírus e falhas no servidor. Faça o upload de softwares antivírus na rede, pois eles têm atualizações periódicas para proteção contra novos vírus.

Divulgação da intranet

Divulgue a intranet dentro da empresa. Explique como utilizá-la, os motivos da criação, o planejamento estratégico de comunicação, em quais situações deve ser usada.

Os funcionários precisam estar cientes de que esse é um novo canal formal de comunicação interno, que todas as informações e compartilhamento de arquivos devem ser feitos por esse meio para estreitar os processos de trabalho e para que todos tenham acesso às informações que circulam dentro da organização.

Quais são as vantagens?

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Ter uma equipe engajada é importante para que todos “falem a mesma língua” em prol dos objetivos da empresa.

Informações centralizadas

Talvez uma das principais vantagens é a informação estar em um único lugar. Dessa maneira, não há a possibilidade de perda de informações ou de ela ser acessada somente por algumas pessoas.

Toda a equipe terá um lugar certo para compartilhar conteúdo relevante. Também, todo o material poderá ser atualizado, sem a necessidade de fazer várias versões ou o risco de alguém não ficar sabendo que o documento foi atualizado.

Multimídia

Na intranet, também há a possibilidade de publicar, além de textos, vídeos, gráficos e áudios. Isso oferece outras poderosas ferramentas de comunicação e de aprendizagem para a organização.

Nova cultura

Criar uma intranet com certeza trará uma nova cultura corporativa para a empresa, fundamentada na interação, colaboração e compartilhamento, não só de conteúdo, mas também de ideias.

A rede informal de comunicação irá diminuir, já que as informações chegarão para todos. Diferentes departamentos poderão elaborar projetos conjuntamente.

Economia

Além das vantagens citadas acima, essa nova realidade pode gerar economia, como no gasto de papéis, ao evitar impressões que se tornarão descartáveis. Os custos de treinamento e orientação sobre a intranet também cairão, pois um único universo será absorvido por todos.

Criar uma intranet não deve remeter a algo complicado. Qualquer funcionário que saiba minimamente usar a internet não deve ter dificuldades de navegar na rede. Essa ferramenta deve ser usada para facilitar, gerar colaboração, engajamento e otimização no cotidiano das equipes internas.

Agora que você já sabe tudo sobre a Intranet, que tal criar uma para a sua empresa? Se tiver alguma dúvida, a escreva nos comentários e continue acompanhando as nossas publicações.

Até a próxima!

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